Cómo crear un proyecto COT perfecto para principiantes
Como recién llegado a Toastmasters (la abreviatura china de Toastmasters 89 District), con el apoyo y reconocimiento de Nancy, la JEFE del Distrito Central S en 17-18, comencé a desempeñarme como Directora de Educación de S Distrito Central (Programa) en 201707. Calidad) puesto.
La tarea principal del Director de Educación es ser responsable del COT y del Concurso de Oratoria de Otoño del Distrito Central. Para mí, que estoy desempeñando este papel por primera vez, todavía quedan muchos desafíos. Con el apoyo de BOSS, todo salió bien en el último período. He completado dos COT durante mi mandato. Registro aquí la experiencia del proyecto de los dos COT para referencia de los miembros de Top Horse.
COT significa Entrenamiento de Oficiales de Club, que es la capacitación del equipo de oficiales de club.
En el sistema Tou Ma, los dirigentes del club normalmente necesitan revisar todo el equipo oficial en medio año (enero a junio, julio a diciembre) o un año (julio a junio del año siguiente). de oficina. ¿Cómo podemos seguir garantizando el funcionamiento del club y seguir brindando servicios de alta calidad a los socios después del cambio de equipo oficial?
La solución dada por Touma, que cuenta con más de 90 años de historia, es COT, que brinda apoyo de capacitación a todos los nuevos funcionarios en liderazgo y operaciones del club a través de COT. Suele organizarse y ejecutarse en la zona central, por lo que se puede ver la importancia del COT en el sistema top horse.
El servicio COT en el Distrito Central S y más de 20 clubes de este distrito central se realizará en 20170716 y 20180114 respectivamente.
A continuación, haré un resumen comparativo de estos dos COT a través de los siguientes 6 aspectos, esperando poder ayudarte.
Debido a que Touma designa oficialmente a COT para brindar capacitación a los funcionarios del club, la guía oficial debe incluir los siguientes elementos en COT:
En vista del hecho de que el Distrito Central S es un nuevo Distrito CentralPor lo tanto, antes del primer y segundo juego COT, se distribuyó un cuestionario de encuesta a los funcionarios y socios del club para resumir las necesidades de los funcionarios del club, y el contenido de la capacitación correspondiente se ajustó de acuerdo con la orientación oficial.
En el primer COT de 20170716, la introducción de las regiones se ajustó a la introducción de 89 regiones y al informe de reforma regional, y se agregó
En la segunda sesión de 20180114 Durante el COT, agregó:
Y durante las dos capacitaciones COT, aprovechamos la experiencia relevante de la industria de los entrenadores y ajustamos el modelo de guía del proceso de la discusión del grupo oficial para que los funcionarios del club realmente sepan y aclaren los próximos pasos. Para hacer esas cosas.
Resumen: se puede ver que el contenido del proyecto no es estático, sino que debe comunicarse con las partes interesadas del proyecto de manera oportuna y ajustado, para que sea más propicio para el éxito del proyecto. .
Lo más importante al iniciar un proyecto es formar el equipo del proyecto después de recibir el proyecto.
Dado que Touma es una organización de bienestar público sin fines de lucro, no existe un incentivo salarial correspondiente para todo el personal. Cómo formar un equipo de proyecto sin ninguna compensación financiera también es un examen comparativo del director de educación de la escuela. verdadero liderazgo.
Todavía recuerdo lo que Nancy, la jefa del Distrito Central, mencionó cuando se comunicó conmigo antes. Debes comprender las necesidades de la otra parte y satisfacerlas, y obtendrás lo que deseas.
Con base en este principio, ya he preparado beneficios no monetarios al reclutar al equipo del proyecto, como mis talleres de gestión de proyectos, experiencia en organización de proyectos, oportunidades de capacitación, etc. Cuantas más personas activas envíen en Touma realizar invitaciones para reclutar miembros del equipo del proyecto.
Sin embargo, cuando se contrató por primera vez, fue porque era la primera vez que se creaba un equipo de proyecto no responsable y no había una división efectiva y razonable de las responsabilidades del equipo del proyecto, lo que resultó en un reclutamiento lento. Afortunadamente, todas las personas entusiastas del Distrito Central Con la ayuda del equipo, el equipo fue reclutado con éxito.
Cuando se formó el equipo del proyecto por segunda vez, fue mucho mejor que la primera vez. Se reclutaron tres miembros principales un mes antes de la COT y de una reunión de inicio del proyecto. Se celebraron las responsabilidades generales del proyecto y se contrató con éxito a todo el personal una semana antes del inicio del COT.
Esto muestra cuán grande es la brecha entre experimentados e inexpertos.
Resumen: antes de la contratación formal para el proyecto, se debe definir claramente el alcance del proyecto, se debe realizar una división aproximada de responsabilidades entre los miembros del equipo del proyecto en función de los activos del proceso del proyecto de la organización y las opiniones de los expertos, y luego la contratación específica de miembros deben llevarse a cabo.
Debido a que los dos COT adoptaron diferentes métodos de autorización, los métodos utilizados en la planificación del proyecto también fueron diferentes. El primer COT utilizó un método de gestión de proyectos de una página. Parecía muy profesional, pero de hecho Para este tipo de. presentación general, todavía es un poco complicado para un curso de un día.
Entonces, en el segundo COT, solo usamos un mapa mental simple para dividir el trabajo y luego hicimos un seguimiento de acuerdo con los puntos de tiempo, lo cual fue más eficiente.
Resumen: Se deben adoptar métodos y herramientas de gestión de proyectos relativamente razonables para diferentes proyectos, a fin de lograr la unificación en términos de tiempo, costo, etc. Recuerde: no se puede usar un cañón para matar mosquitos.
El éxito o fracaso de un proyecto no sólo depende de la planificación temprana del mismo, sino que lo más importante es la implementación del mismo.
Durante el primer COT, debido a la falta de experiencia real en la organización de COT, faltaron materiales el día de la capacitación COT y tuvimos que comprarlos con urgencia, lo que resultó en compras de materiales ligeramente mayores y un Incremento adicional del coste total del COT.
En el segundo COT, debido a la experiencia del primero, nos comunicamos con los instructores de capacitación correspondientes antes de que comenzara la capacitación sobre los materiales requeridos y el número estimado de alumnos, y los combinamos con el inventario de materiales actual. La compra de nuevos materiales controla eficazmente los costes y mejora la eficiencia.
Todavía existía un pequeño riesgo el día del segundo entrenamiento COT. En una de las sesiones, el instructor de entrenamiento no predijo el tráfico lo suficiente, lo que provocó un retraso temporal, lo que casi afectó la continuidad del mismo. Afortunadamente, toda la organización Los miembros se comunicaron con el instructor de capacitación de manera oportuna, ajustaron el orden del proceso y adelantaron el tiempo de la pausa para el café, lo que resolvió perfectamente este riesgo.
Para llevar a cabo mejor la ejecución del proyecto, durante la segunda capacitación COT, aprendimos del primer COT que debido a los arreglos de trabajo poco claros del personal, ocurrieron algunos pequeños problemas de detalle en el proceso COT y Las soluciones correspondientes los han optimizado y permiten a todo el personal aclarar el contenido y las responsabilidades de su trabajo y contribuir al COT sin problemas.
Resumen: Ningún proyecto es perfecto cuando se implementa. Los miembros de la organización deben prestar atención en todo momento, comunicarse de manera oportuna y hacer los planes correspondientes con anticipación para ajustar el progreso del proyecto y aclarar el trabajo del mismo. Responsabilidades del personal correspondiente para evitar el fracaso del proyecto debido a contenido de trabajo poco claro u otros riesgos inesperados.
Una operación perfecta del proyecto requiere que el personal de la organización controle continuamente el progreso del proyecto, y la comunicación durante estos dos proyectos fue relativamente buena, y el proyecto siempre se llevó a cabo a través de grupos de WeChat. Seguimiento y monitoreo continuo. Y el jefe del distrito central también está comprobando de forma intermitente el progreso del proyecto.
Resumen: Cualquier proyecto requiere que los gerentes de proyecto se comuniquen entre sí en todo momento para evitar riesgos, comprender el progreso y optimizar las tareas. También es mejor contratar supervisores externos en la organización de supervisión del proyecto. como representantes de partes interesadas importantes del proyecto, esto puede hacer que todo el proyecto sea abierto y transparente y evitar el fracaso del proyecto debido a la falta de sincronización de la información.
El cierre del proyecto es también la última etapa del proyecto. Esta etapa no es solo una revisión de la experiencia operativa de todo el proyecto, sino también una simple revisión del contenido del proyecto general. Lo importante está en la revisión. Gracias a todo el personal del proyecto que participó.
Después del primer análisis resumido de costos del proyecto COT, los gastos de costos del proyecto se optimizaron efectivamente durante el segundo COT, reduciendo el costo del proyecto en casi un 40%.
Estos dos COT han recibido elogios unánimes del equipo oficial del S Central District Club debido a sus métodos de enseñanza innovadores, el profesionalismo de la formación de instructores y los esfuerzos activos del equipo de oficiales de asuntos. El extracto es el siguiente:
Gracias nuevamente a los socios de S Central District Club por dedicar su valioso tiempo a COT.
20170716 Lista de personal de COT:
20180114 Lista de personal de COT:
Moderador: Lin Youzhu, Li Duo
Conferencista: Huang Shenglan, Zhao Siwei, Cai Wei, Li Dan, Qiu Shenying, Wang Li, Deng Jianqing, Shen Wei
Oficial de tiempo: Miaomiao, Wang Bin
Inicio de sesión: Yi Jianping, Zhong Jianmei
2 asistentes en el sitio: Li Shouyan, Pei Zhen, Liao Wenfeng
Equipo: Fei Shuyu, Liu Yan
1 fotógrafo/video: Candy Chen, Deng Peng
Adquisición de materiales: Zhong Jianmei, Liu Yan
Originalmente, el primer borrador de este artículo debería haberse publicado después del COT en 20170716... Solo puedo culparme por siendo demasiado vago. Esta versión comparativa de dos proyectos similares se lanzó solo después del segundo COT. Espero que puedas obtener algo de ella.
No olvides tu intención original y sigue adelante.