¿Cómo darle un buen nombre a un documento?
El nombre de una persona es muy importante. Es un símbolo importante de una persona y debe acompañarla durante toda su vida. Por lo tanto, los chinos son muy exigentes con el "nombramiento". tanto "generación" como "generación", es decir, las expectativas de los padres deben depositarse en ello, e incluso se deben llenar los vacíos en la fecha de nacimiento y la teoría del yin y el yang de los cinco elementos. Es muy importante tener un buen nombre. De manera similar, nosotros, que trabajamos a menudo con computadoras, somos ambiguos a la hora de "nombrar" los documentos. Sin embargo, el autor descubrió en el trabajo que muchas personas no son tan exigentes al nombrar documentos. Existen cosas como el "método de número de serie", el "método de palabra clave" y el "método de nombre de archivo completo". Algunas personas incluso lo utilizan a menudo de forma predeterminada. Aunque un nombre de archivo como "Nuevo documento de Microsoft Office Word" se puede utilizar rápidamente, traerá muchos problemas innecesarios para el trabajo futuro de búsqueda, organización y archivo de documentos.
Entonces, ¿cómo darle un buen nombre al documento?
El método de denominación de documentos más simple y más utilizado es "el nombre del documento y el nombre del archivo deben ser coherentes". Los nombres de los archivos de diversas agencias y unidades generalmente están relativamente estandarizados, de acuerdo con las disposiciones del artículo 10, párrafo 6 del "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de los órganos del Partido y del Gobierno" de 2012: "El título del documento oficial debe Resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento oficial e indicar el tipo de documento oficial." La forma general del título de un documento oficial se puede expresar como: Autoridad emisora + Acerca de + Asunto + Tipo de idioma. La preposición "acerca de" conecta la organización y el motivo de la emisión del documento; la partícula "el" conecta el motivo y el género del documento.
Usar el método de nomenclatura "el nombre del documento y el nombre del archivo deben ser consistentes" no solo es conveniente para la búsqueda, sino también para la memoria. Sin embargo, en la práctica, aún encontraremos que este método de nomenclatura. Tiene dos defectos:
Uno es fácil de confundir. Dado que las funciones principales de la mayoría de los departamentos no han cambiado mucho y el contenido del trabajo es similar cada año, los nombres de los documentos emitidos cada año no son muy diferentes. Por lo tanto, sigue siendo difícil distinguir archivos de años anteriores simplemente manteniendo la coherencia entre el nombre del documento y el nombre del archivo. En particular, departamentos con funciones relativamente únicas, como las "Tres Oficinas de Prevención" y la Oficina Meteorológica, emiten documentos como el "Aviso de emergencia sobre el trabajo eficaz de prevención de inundaciones y tifones" y el "Aviso sobre respuesta eficaz a condiciones climáticas extremas" varias veces al año. . El contenido de este tipo de documento es simple y a menudo no es necesario agregar demasiado contenido o nuevas ideas. Por lo tanto, los redactores de estas unidades a menudo seleccionan un archivo con contenido similar de documentos históricos como plantilla y luego realizan ligeras modificaciones. . Esto ahorra tiempo y esfuerzo y es menos propenso a errores. Sin embargo, si hay demasiados archivos de este tipo, cuando utilizamos la función "buscar" en la computadora, solo podemos ver una larga lista de documentos con el mismo nombre, que deben ordenarse por fecha para distinguirlos claramente, lo que trae ciertos inconvenientes para la búsqueda.
Se apunta a lo desconocido. Algunos proyectos especiales importantes no sólo deben informarse a las autoridades superiores, sino también al comité local del partido y al gobierno. Aunque algunos departamentos a menudo "miran al mundo y lo saben todo" a partir de un informe, este enfoque de tomar atajos es en realidad muy indeseable y carece de la perspicacia política necesaria. Porque, dado que es un gran proyecto especial, debe tener su importante importancia y papel. Deberíamos aprovechar la oportunidad de este gran proyecto especial para resolver algunos problemas que se ha querido resolver durante mucho tiempo pero que no se han solucionado. resuelto, y algunos problemas que se han querido resolver durante mucho tiempo pero no se han resuelto. Todas las cosas que se han logrado deben hacerse juntas, en lugar de simplemente discutir el asunto, hacer formalidades y tratar de solucionarlo. Por ejemplo, también es un resumen periódico del trabajo. El contenido reportado al departamento superior debe centrarse en qué dificultades se han superado, qué logros se han logrado, qué estándares establecidos por el superior se han cumplido y qué tareas asignadas por el superior. Se han completado Y el contenido informado al gobierno local Además de explicar las dificultades superadas y los logros alcanzados, también es necesario exponer claramente las dificultades encontradas en el trabajo y presentar adecuadamente algunos deseos y solicitudes, por ejemplo, aunque el. Los superiores han resuelto parcialmente los fondos de trabajo especiales, todavía están lejos de los estándares de evaluación de los superiores. Hay algunas lagunas y todavía es difícil lograr las metas. Esperamos que el gobierno local brinde apoyo en términos de financiación y dotación de personal. y coordinación del trabajo. Se puede observar que el contenido de los informes sobre el mismo trabajo debe ser diferente debido a los diferentes departamentos de informes. De la misma forma, para resúmenes de trabajo con el mismo nombre, debido a que los departamentos de envío son diferentes y el contenido es diferente, también debemos distinguirlos en el nombre del documento para poder identificarlos claramente.
De lo anterior se puede ver que podemos "agregar un principio y un final" al método de nomenclatura del documento para "mantener la coherencia entre el nombre del documento y el nombre del archivo", es decir, la fórmula de nomenclatura del documento es : hora + nombre del archivo + unidad de informe. Por ejemplo, el nombre del documento del “Aviso de emergencia sobre el trabajo eficaz de prevención de inundaciones y tifones” de la Oficina Meteorológica es “Aviso urgente 20180705 sobre el trabajo eficaz de prevención de inundaciones y tifones emitido a los departamentos municipales pertinentes”, mientras que el “Aviso de la Oficina xx sobre el fortalecimiento de la producción de seguridad en sitios de construcción" "Informe sobre trabajos de investigación de peligros ocultos" se denomina "Informe de la Oficina 20180705xx sobre el fortalecimiento de la investigación de peligros ocultos en la seguridad de la producción en sitios de construcción que se presentará al Comité de Seguridad Municipal/Oficina Provincial de Vivienda y Desarrollo Urbano-Rural". Si el nombre del documento es demasiado largo, también podemos simplificar el nombre de la organización emisora.
¿Es esta forma de nombrar documentos más fácil de recuperar, recordar y distinguir?