Tres principios de las reuniones

Esto puede parecer un requisito obvio, pero muchas reuniones no tienen objetivos claros al principio. La agenda de la reunión puede resumirse en un folleto, escribirse en una pizarra o discutirse explícitamente al principio, pero todos deben saber por qué están juntos y qué se espera que logren. Una agenda proporciona dirección para una conversación, y si una discusión se desvía, puede desviarse.

Si el líder puede organizar la agenda antes de la reunión, todos podrán mantener el rumbo durante la reunión.

"Si no tuviera una agenda delante de mí, renunciaría", dijo Annette Katinaud, directora ejecutiva de QualCare Alliance Network. "Denme una agenda o no estaría sentado allí porque si no sé por qué nos reunimos y ustedes no saben por qué estamos allí, no hay razón para tener la reunión. Para mí, se trata de Para mantener a la gente concentrada, es muy importante para mí mantenerla enfocada y no simplemente entrar a la sala y hablar de chismes aburridos”.

Nada mata más el entusiasmo de todos que esperar a que aparezca la persona a cargo. ¿Por qué tantos líderes desarrollan el mal hábito de llegar tarde a las reuniones? ¿Están demasiado ocupados? ¿O hay un poco de emoción que hace que todos los esperen, recordándoles que de alguna manera su tiempo es más valioso que el de los demás?

Por supuesto, el tiempo es oro. Sentarse a adivinar cuándo vendrá el jefe es un desperdicio de recursos valiosos.

El presidente de Macy's, Terry Lundgren, nunca ha dudado en hacer cumplir la puntualidad. "Si se hace una reunión a las 8 en punto, no se debe llegar aquí a las 8 en punto 01, sino a las 8 en punto porque la reunión comenzará a las 8 en punto", dijo. "Las personas ocupadas no pueden llegar después de la última llamada, por lo que deben controlarse para llegar a tiempo".

Empezar a tiempo es tan importante como terminar a tiempo. Una hora de finalización clara le ayudará a garantizar que complete el trabajo según su cronograma y que las personas regresen a sus trabajos lo más rápido posible. "Me gusta tener una agenda en la que reflexionemos", añadió Lundgren. "Dijimos: 'Esta reunión va a durar dos horas' y nos obligamos a elaborar la agenda con cuidado".

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Dedique los últimos minutos de cada reunión a discutir los próximos pasos. Esta discusión debería incluir decidir quién es responsable de qué y cuáles son los plazos. De lo contrario, todo el tiempo que dedicas a las reuniones será en vano.

El objetivo de la reunión es formular los próximos pasos. Si su reunión no produce resultados decentes, entonces la reunión es sin duda un fracaso.

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