Cómo crear un expediente electrónico personal
Cómo crear archivos electrónicos personales
En términos generales, los archivos se refieren a diversas formas de documentos originales con valor de conservación que están formados directamente por personas de diversos sectores sociales. actividades. El siguiente es el contenido que compilé para usted sobre cómo crear un archivo electrónico personal. Es solo como referencia. ¡Espero que pueda ayudarlo!
1.
Según la condición de su disco duro, recopile ciertos tipos de archivos en un disco duro determinado e intente almacenar los discos D, E, F y G de manera razonable. Intente no moverlo una vez que esté almacenado en su lugar.
No coloque archivos incluidos en archivos electrónicos en "Mis documentos" para evitar que se pierdan después de la reinstalación del ordenador.
2.
Tenga una estimación general de los tipos de archivos en su computadora, incluya los documentos importantes y los que deben conservarse durante mucho tiempo en el alcance de los archivos electrónicos y divídalos en varios temas. Tales como: documentos personales, contabilidad financiera, teléfono y correo electrónico, fotografías de viajes, videos, papeles personales, resúmenes en línea, biografías documentales, etc. Principio de clasificación: fácil de encontrar rápidamente.
Idea: crear un documento para cada categoría y luego vincular los archivos específicos dispersos en los discos D, E, F y G para formar un directorio. De esta manera, los archivos informáticos se clasifican y archivan, y los archivos dispersos se convierten en archivos electrónicos.
3. (Este paso es el punto clave)
Ejemplo: crear un archivo especial de "Documentos personales".
1. Abra el documento WPS y cree una tabla. El contenido incluye número de serie, nombre de archivo, resumen, tiempo de generación, comentarios y el número de líneas se establece de acuerdo con el número estimado de archivos.
2. Seleccione el nombre del archivo, luego haga clic con el botón derecho del mouse y haga clic en "Hipervínculo" en el menú contextual emergente.
3. Busque el disco donde se encuentra el archivo en el cuadro emergente, luego busque el archivo que desea vincular y haga clic en él.
4. Haga clic en "Aceptar".
Siga este método para agregar otros archivos.
Siga este método para crear otros documentos temáticos.
4. Agregar contraseña.
Si no quieres que otros lo vean, puedes añadir una contraseña.
1. Haga clic en "Texto WPS" en la esquina superior izquierda
2. Busque "Cifrado de archivos" en la información del archivo y haga clic en él; En la ventana emergente, ingrese la contraseña en el cuadro y haga clic en "Aceptar".
Nota: Esto solo agrega una contraseña a un documento de tema determinado (como "Documentos personales"), no al documento vinculado. El documento vinculado debe estar protegido con contraseña y debe agregarse allí.
5. Crear un directorio general.
Cree una nueva carpeta en el disco duro, asígnele el nombre "Archivos electrónicos" y luego agregue los documentos personales recién creados, contabilidad financiera, teléfono y correo electrónico, fotos de viajes, videos, documentos personales, resúmenes en línea, biografías documentales y otros temas Document pull in. Bien, esto forma un catálogo general y se convierte en un archivo electrónico.
6. Mantenimiento.
Hay tres características principales de los archivos electrónicos creados con este método: 1. Debido a que están formados por enlaces, el estado original de los archivos de la computadora no se destruirá 2. Se pueden encontrar los archivos requeridos; rápidamente después de generarse, lo que elimina la necesidad de "no poder encontrar" archivos. "Es un problema", especialmente para aquellos que almacenan muchos archivos, es de mayor importancia 3. Preste atención a resaltar los puntos clave y ser conciso; al grano. Solo los archivos importantes y los que deben conservarse durante mucho tiempo deben seleccionarse como archivos de almacenamiento, y los archivos temporales deben borrarse a tiempo. Si es necesario, cree un documento especial de "Archivos temporales" para archivos temporales, coloque todos los archivos temporales aquí y borre los archivos no utilizados en cualquier momento. ;