Cómo escribir un correo electrónico

Las respuestas automáticas y los recibos de lectura, incluidos los documentos de papelería, están creando problemas innecesarios para las personas que leen sus correos electrónicos.

1. ¿En qué circunstancias debo utilizar el correo electrónico?

La ventaja del correo electrónico frente a las llamadas telefónicas es que podemos leer las palabras una y otra vez, y las cartas también pueden servir como evidencia de comunicación.

Pero la respuesta de la otra parte puede ser rápida o lenta, y no hay nada que puedas hacer si no respondes. Por lo tanto, es mejor hacer una llamada telefónica o llamar por correo electrónico.

2. Destinatario, CC, CCO (destinatario, CC, CCO)

¿Cuál es la mayor diferencia entre correos electrónicos y mensajes de texto?

Los mensajes de texto móviles solo tienen texto y no contienen información del título. Delante del cuerpo del correo electrónico, hay varios campos como remitente, destinatario, CC, CCO, etc. ¿Para qué se utilizan?

Todo el mundo sabe sobre esto, así que no hablaré de ello. Los destinatarios CC y CCO también recibirán el mensaje.

Cc, traducido al chino como cc, como su nombre indica, esta carta no está escrita para usted. Lo copié para que lo leas, sólo para informarte. La abreviatura cc en realidad proviene de carboncopy. ¿Qué es una copia al carbón? En el pasado no había fotocopiadoras. ¿Qué pasa si la gente quiere escribir dos copias de la misma carta? ¿Usar papel carbón? Probablemente signifique copia al carbón.

¿Qué pasa con BCC? La traducción al chino es una copia ciega. Los destinatarios pueden ver a quién se le está copiando en la carta, pero no a quién se le está copiando.

¿Cómo utilizar to, cc, bcc? Por ejemplo: si quiero perseguir a una chica, le envío una carta preguntándole si está de acuerdo (esto es sólo un ejemplo. Según la discusión anterior, los correos electrónicos obviamente no son adecuados para esta ocasión). Al mismo tiempo, había otra chica persiguiéndome, pero me negué a seguirla, también había un hermano que se escondía detrás de escena para ayudarme a planificar y era mi consejero; Debería ser la persona adecuada en esta ocasión porque la carta le pide que actúe (dime que nunca cumples, entonces quiero darle el cc a la chica que me persigue porque ella no necesita actuar, pero yo); quería notificarle al respecto; y finalmente, quería hacer BCC a mi hermano, el estratega jefe, porque por supuesto quería que él lo supiera, pero también quería que el destinatario supiera su presencia.

Si utilizas bien cc, bcc y bcc, puedes ahorrar muchas palabras y una persona perspicaz sabrá la intención del remitente de un vistazo.

3. Responder a todos, Reenviar (Responder a todos, Reenviar)

Recibí una carta con las opciones Responder y Responder a todos. "Responder" enviará la respuesta al remitente, mientras que "Responder a todos" enviará la respuesta al remitente, los destinatarios, CC y CC.

Esta es una característica muy conveniente y responsiva. Algunas personas tienen decenas o incluso cientos de personas en sus listas. ¿Son sus respuestas relevantes para cada uno de ellos? ¿O todos quieren escuchar tu opinión? Si no, no les respondas a todos. He visto algunas organizaciones escribir cartas a docenas de personas, charlar con cuatro o cinco personas sin parar y responder a todos. De hecho, estaban charlando en los buzones de decenas de personas. Ponte en el lugar de los demás. No todo el mundo tiene en su bandeja de entrada únicamente cartas de su empresa. No a todo el mundo le gusta convertir su correo electrónico en bbs tanto como a ti. ¡No lo hagas hasta que estés seguro de que todos están de acuerdo!

Por otro lado, si quieres enviar una carta a decenas o incluso cientos de personas al mismo tiempo, puedes poner a estas personas en la lista BCC y luego escribir claramente al principio de la carta. texto de la carta: A quién. De esta manera, las personas a las que les gusta responder a todos no tendrán miedo, porque la lista BCC no se presentará al destinatario y él solo podrá responderle a usted.

La función de reenvío es reenviar correos electrónicos (incluidos los archivos adjuntos) a otras personas. Pero al utilizar fwd, también debe prestar atención a si el remitente original no desea que la persona a la que desea reenviar la carta conozca el contenido de la carta, por lo que desde la perspectiva de la integridad y el profesionalismo, no debe reenviar la carta. carta a un tercero.

4. Título (Asunto)

El título del correo electrónico es muy importante, no sólo porque es la primera impresión que tiene el destinatario sobre el contenido de la carta, sino también porque es un mes. o dos después, el destinatario. Si quisiera encontrar una carta antigua sobre algo, comenzaría buscando/categorizando el título.

Ponte en el lugar de los demás. No todo el mundo tiene tan pocas cartas en su buzón. Algunas personas rastrean y organizan el trabajo por correo electrónico. Algunos amigos se olvidan de escribir un título al escribir una carta, y algunos amigos recuerdan a quién le están escribiendo y dicen algo nuevo, pero son demasiado vagos para escribir otra carta y buscar la libreta de direcciones, por lo que responden directamente a la última carta que te envió. Este es un muy mal hábito. Un título, como el tema arquitectura en BBS, debe estar dedicado a la arquitectura.

Al escribir títulos, también debes prestar atención a juzgar la importancia de tus correos electrónicos e identificarlos (en Outlook, los correos electrónicos de gran importancia son signos de exclamación y los correos electrónicos de poca importancia son flechas hacia abajo). El propósito de esto es informar al destinatario la prioridad de esta carta, lo que puede ayudarlo a mejorar la eficiencia cuando tiene muchos correos electrónicos que atender.

5. Texto

Hay tres requisitos para un texto: lenguaje apropiado, contenido claro y tranquilidad.

Lenguaje apropiado, como pedir ayuda a hermanos y hermanas que nunca has conocido antes, primero decir algunas palabras, elogiar la reputación de la otra persona, luego ir al grano y finalmente preguntarle a la otra persona si son libres de ayudar. Si simplemente dices que existe tal cosa, hazlo o no lo hagas, si quieres decidir hacerlo, entonces date prisa. Sería inapropiado decírtelo más tarde.

Cuando las cosas se complican, el contenido debe estar escrito con claridad. Esto no es una novela. Se puede dividir en subsecciones y artículos. Trate de no escribir demasiadas palabras juntas.

¿Qué significa mantener la calma? En tu trabajo y en tu vida, habrá muchas personas y cosas que te harán infeliz. Ante esta infelicidad, es posible que simplemente respondas con una carta de mala actitud. Después de que suceda algo como esto, existe un 90% de posibilidades de que te arrepientas de haber leído esta carta al día siguiente. ¿Cómo pude hablar así ayer? ! Lo más importante es que puede ahorrar en correos electrónicos, lo que puede causarle problemas innecesarios.

Recuerdo una de las instrucciones de GE en el correo electrónico que decía cerrar los ojos y pensar detenidamente antes de enviar una carta. ¿Se sentiría avergonzado si esta carta apareciera en la portada del New York Times al día siguiente? Si es así, no lo publiques.

Presta atención también al formato del texto. Por ejemplo, en la comunicación por correo electrónico empresarial, debe ser más formal. Intenta no utilizar más de dos fuentes y más de dos colores en todo el texto, y los párrafos deben ser claros y detallados.

6. Archivo de firma

No le presté atención a esto en el pasado, pero sigue siendo útil. Primero, escriba su nombre, empresa, título e información de contacto en el documento de firma para que pueda decirle a la otra parte quién es usted. Con él podrás escribir uno o dos párrafos menos en tu texto. Además, escribir una frase distintiva en el documento firmado puede ayudar al destinatario a crear una impresión del remitente.

7. Al archivo adjunto se le debe asignar un nombre de archivo correcto. Después de que otros lo descarguen, no es necesario darle otro nombre.

8. Intente no utilizar papelería con fondo para ahorrar ancho de banda. Normalmente, las imágenes recopiladas no se muestran de forma predeterminada.

Pasamos a un artículo: Cómo comunicar más eficazmente a través del correo electrónico, y también aclaramos algunas cuestiones a las que se debe prestar atención a la hora de utilizar el correo electrónico. Dirección original: Moonlight Blog

Los correos electrónicos se utilizan para muchos fines, como contactos comerciales, comunicación entre familiares y amigos, etc. Sin embargo, como comunicación empresarial en el lugar de trabajo, el correo electrónico ofrece muchas ventajas y también conlleva muchos riesgos. De todas las formas de comunicación, el correo electrónico es la más difícil de controlar y la más fácil de llegar a quienes no desea. Cómo hacer un buen uso del correo electrónico en la empresa también es una cuestión que a menudo confunde a la gente. A continuación se muestran algunas técnicas de comunicación por correo electrónico estandarizadas para nuestra empresa y departamento. Creo que estas técnicas también son aplicables a otras empresas.

1. Formato del correo electrónico

1. El correo electrónico debe estar marcado con un título. Muchas personas utilizan el título para decidir si continúan leyendo el contenido de la carta en detalle. Además, el título del correo electrónico debe ser lo más descriptivo posible, o tener una temática relacionada con el contenido, para que la gente pueda conocerlo de un vistazo, para que la otra parte pueda entenderlo y recordarlo rápidamente.

2. Si no eres la persona con la que te comunicas frecuentemente, recuerda dirigirte a la persona del correo electrónico como cortesía y para llamar la atención del destinatario principal.

3. El destinatario debe utilizar el nombre completo en chino tanto como sea posible para evitar mostrar solo la cuenta de correo electrónico personal.

2. ¿Qué cosas hay que enviar por correo?

1. Informe oficial de trabajo;

2. Asuntos que son difíciles de explicar con claridad en expresiones orales

3. p >

4. Otro contenido de comunicación que no cumpla con las condiciones para reuniones e intercambios;

Conclusión: Si se puede resolver mediante comunicación oral, trate de no utilizar el correo electrónico.

En tercer lugar, los destinatarios de la entrega de correo electrónico

1. Los correos electrónicos que buscan soporte entre departamentos generalmente se envían a la persona que busca soporte y se copian a su superior inmediato. al superior directo del departamento; esto a menudo puede obtener un mejor soporte del departamento de soporte;

2. El correo electrónico de notificación del proyecto se envía principalmente a los miembros del equipo del proyecto y se copia a los superiores directos y a los líderes principales. de los miembros del equipo del proyecto. ;

3. ¿A quién se debe enviar el plan de trabajo? El plan de trabajo del gerente se envía principalmente a la persona a quien se le va a entregar el plan de trabajo, con copia al Superior directo, superior indirecto y directivos relevantes dentro del departamento. Para mantener la coherencia externa del plan interno del departamento, en principio, solo se puede comunicar un plan interno entre los departamentos y se pueden manejar circunstancias especiales según sea necesario.

Evite los siguientes fenómenos al seleccionar destinos de correo electrónico.

1. En la comunicación externa, la comunicación general no es importante, para evitar enviar notificaciones por correo electrónico duplicadas a los gerentes directos e indirectos.

2. el mismo tema para Todos los destinatarios y los destinatarios con copia carbón se comunicarán directamente en persona.

3. Evite enviar opiniones de discusión detalladas a la alta dirección de la empresa, especialmente emitir juicios sobre detalles comerciales que la alta dirección no pueda comprender en profundidad.

Cuarto, soporte de comunicación por correo electrónico

1. Si tiene alguna pregunta sobre el contenido, la redacción y el remitente al enviar un correo electrónico, puede buscar soporte de comunicación con su superior directo <; /p>

2. Si hay diferencias de opinión durante la comunicación, ambas partes primero deben ponerse en su lugar y tratar de resolver las diferencias mediante comunicación cara a cara o por teléfono.

3. Utilice la iniciativa personal y evite tomar en consideración la situación. Deje el trabajo general de comunicación a los superiores (reduzca la eficiencia de la comunicación);

Contenido del correo electrónico del verbo (abreviatura del verbo)

1. hay un archivo adjunto, intente resumir el archivo adjunto en el cuerpo del contenido del correo electrónico, para evitar que el destinatario sepa que la comunicación importa solo abriendo los archivos adjuntos uno por uno;

2. en el cuerpo del correo electrónico para garantizar que el cuerpo del correo electrónico tenga un nivel claro y un contenido claro, y evitar discursos largos.

6. Confirmación y comentarios de la comunicación

1 Para asuntos de comunicación importantes, es mejor llamar a la otra parte para llamar la atención después de enviar el correo electrónico;

2. Aviso de reuniones importantes para recordar a los participantes la hora de la reunión;

3 Si se envía un correo electrónico importante y luego desaparece, no significa necesariamente que la otra parte no lo tome en serio. Recordatorio para intentarlo de nuevo;

Todos nos encontramos con situaciones en las que falla la comunicación. Sin una comunicación eficaz, muchos trabajos serían difíciles. Espero que el intercambio anterior facilite la comunicación y que puedas trabajar en el siguiente piso. También puedes compartir tu experiencia personal de intercambio laboral.

Finalmente, un resumen de la etiqueta básica para usar el correo electrónico:

Acerca del asunto

La principal diferencia entre el correo electrónico y el material escrito es describir el asunto. Resuma el contenido de todo el correo electrónico en unas pocas palabras en la línea de asunto, lo que facilita que el destinatario sopese la prioridad del correo electrónico y lo maneje por separado.

1. Nunca dejes el título en blanco, es lo más descortés.

2. El título debe ser corto, no largo.

3. Lo mejor es escribir el email empezando por * * para que la otra parte pueda verlo de un vistazo y sea fácil de guardar. No es necesario indicar la hora, porque generalmente el. El correo electrónico se generará automáticamente y escribir será más engorroso.

4. El título debe reflejar verdaderamente el contenido y la importancia del artículo y evitar el uso de títulos vagos como "Del profesor Wang".

No utilices temas aleatorios sin contenido real, como "¡Oye!"

6. Utilice letras mayúsculas o caracteres especiales (como "*!") según corresponda. ) para resaltar el título y atraer la atención del destinatario, pero debe ser moderado, especialmente no utilices la palabra "urgente" de manera casual.

7. Al responder al correo electrónico de la otra parte, cambie el título según el contenido de la respuesta y no los apile uno encima del otro.

8. Lo más importante es que el tema no debe tener errores tipográficos ni inconsistencias. Nunca revises simplemente el texto y olvides revisar el asunto antes de enviarlo.

Sobre saludos y saludos

1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y luego levanta la balanza.

Escribe la dirección del destinatario al principio del correo electrónico. Esto no sólo es cortés, sino también un recordatorio claro para el destinatario de que el correo electrónico está dirigido a él y requiere la respuesta necesaria, en el caso de varios destinatarios, puede enviarlo a todos.

Si la otra parte tiene un puesto, debe llamar a la otra parte según su puesto, como "Gerente X"; si no conoce su puesto, simplemente llámelo "Sr. Género".

No te llames por tu nombre en inglés directamente a personas que no conoces bien y no llames a personas que sean superiores a ti. También es de mala educación llamar a todos por su nombre completo. No utilices "Estimado xxx" para que la gente parezca familiar.

En cuanto al formato, el título es la primera línea.

2. Lo mejor es tener saludos al principio y al final del correo electrónico.

La forma más sencilla es escribir "HI" al principio, "hola" o "hola" en chino, y el saludo al principio se escribe en dos espacios.

Al final, es muy común escribir "Saludos más cordiales" y "Te deseo buena suerte" en chino. Si eres un anciano, debes utilizar "saludo". Tenga en cuenta que en situaciones muy formales, se debe utilizar por completo el formato de carta estándar. "Mis mejores deseos" y "Sinceridad" son dos espacios al final de la siguiente línea o al comienzo de una nueva línea, mientras que "Buena suerte" y "Saludo" se escriben en la parte superior de la nueva línea.

Como dice el refrán: "No es extraño ser educado". Siempre es bueno ser educado. Incluso si hay algún problema en el correo electrónico, la otra parte puede tratarlo con calma.

Adjuntos

1. Si el correo electrónico tiene un archivo adjunto, se le debe pedir al destinatario que revise el texto del archivo adjunto.

2. El archivo adjunto debe tener un nombre significativo. Es mejor resumir el contenido del archivo adjunto para que el destinatario pueda administrarlo fácilmente después de descargarlo.

3. El texto principal debe describir brevemente el contenido del archivo adjunto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos.

4. El número de archivos adjuntos no debe exceder de 4. Cuando la cantidad es grande, se debe empaquetar y comprimir en un solo archivo.

5. Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, se debe indicar en el texto el método de apertura para no afectar el uso.