¿Cuáles son las normas de etiqueta básicas para realizar y responder llamadas?

En la sociedad moderna, los teléfonos y los teléfonos móviles son las formas más utilizadas para contactar con las personas, pero también existe la etiqueta a la hora de realizar llamadas. Aquí me gustaría compartir contigo algo de etiqueta telefónica, espero que te sea útil.

Etiqueta básica para realizar llamadas telefónicas

(1) Etiqueta a la que debo prestar atención al contestar el teléfono:

Primero , responda la llamada de manera oportuna. Cuando suene el teléfono, deja lo que estés haciendo y contesta el teléfono tú mismo. Generalmente, el mejor momento para levantar el teléfono es después de que suene el timbre tres veces.

En segundo lugar, al contestar el teléfono, debe comportarse cortésmente y prestar atención a los siguientes tres puntos:

(1) Después de levantar el teléfono, debe anunciar la dirección de su casa y Primero identifíquese. Salude a la otra parte, como: "Hola", "¿A quién busca?" (2) Cuando hable por teléfono, responda el teléfono con atención. termina, diga "adiós" a la otra parte.

La tercera es tener prioridades claras. No hable con otras personas, lea documentos, mire televisión, escuche la radio ni coma mientras contesta el teléfono. Si alguien llama durante una reunión con un invitado o una reunión, puede explicar el motivo y disculparse, como "Lo siento, estoy en una reunión muy importante. Me comunicaré con usted después de la reunión".

(2) Sea cortés al responder llamadas en nombre de otros.

Al responder o transferir llamadas en nombre de otros, también deben prestar atención a tratarse unos a otros con cortesía y respetar la privacidad. y recordar con precisión Comunicado de manera oportuna. Específicamente:

Tratarse unos a otros con cortesía. Al contestar el teléfono, si la persona que busca la otra parte no eres tú, debes preguntar de manera amigable: Lo siento, no está, ¿necesitas que te diga algo?

Respetar la privacidad. Cuando conteste el teléfono en su nombre, no pregunte sobre la relación de la persona con la persona a la que llama. Cuando la otra parte tenga algo que pedir y quiera transmitirle algo a alguien, manténgalo en secreto y no lo difunda a la ligera. Cuando otras personas estén hablando por teléfono, no escuches y mucho menos interrumpas.

Memoria precisa. Al responder una llamada en su nombre, el contenido específico que la otra parte requiere transmitir debe registrarse con precisión para evitar malentendidos.

Comunicación oportuna. Al contestar el teléfono de alguien, primero averigüe a quién llamar. Si acepta que la otra parte transmita el mensaje en su nombre, debe implementarlo lo antes posible. No confíe fácilmente a otros para que transmitan el contenido que usted transmite. Esto no solo distorsionará fácilmente el contenido, sino que también puede demorar el tiempo. .

(3) Etiqueta a la que se debe prestar atención al realizar llamadas telefónicas

1. Tiempo de llamada: no realice llamadas durante el tiempo de descanso de otras personas. Por ejemplo, antes de las 7 a. m., después de las 10 p. m. y durante la pausa del almuerzo todos los días, tampoco haga llamadas telefónicas durante las comidas; Al realizar llamadas de negocios, no quite el tiempo personal de otras personas, especialmente durante las vacaciones.

2. Duración de la llamada: Corta es mejor, más bien corta que larga. Generalmente limitado a 3 minutos, trate de no exceder este límite.

3. El contenido de la llamada debe ser conciso y directo, mantener la historia breve, hablar directamente sobre el tema y evitar palabras vacías, tonterías, hablar de nada y charlas breves.

4. El lenguaje utilizado durante las llamadas telefónicas debe ser civilizado. Al comienzo de la llamada, primero debes decir "Hola" respetuosamente al destinatario y luego decir cualquier otra cosa. Al finalizar una llamada y prepararse para colgar el teléfono, primero debe decir "adiós".

5. Sea civilizado en su actitud y comportamiento al hablar por teléfono.

Cuando hable por teléfono, asegúrese de utilizar palabras modestas como "Hola", "Gracias", "Por favor", "Problema", "Disculpe", etc. Si marca el número equivocado, asegúrese de disculparse con el oyente y no cuelgue sin decir una palabra.

En cuanto a los modales, debes tener ciertos requisitos para ti mismo: no te pongas el micrófono debajo del cuello; no te acuestes, no te acuestes boca arriba, no te levantes en la esquina de la mesa; tus piernas sobre la mesa. Al marcar, no utilice el bolígrafo en lugar de la mano. Al hablar, no hable demasiado alto. Cuando finalice la llamada y deje el micrófono, hágalo con suavidad.

Etiqueta al contestar el teléfono

1. Principio de "no más de tres timbres"

Después de que suene el teléfono, si lo levantas inmediatamente, hacer que la otra parte se sienta brusca; sin embargo, si contesta la llamada después de más de tres timbres, es una señal de falta de eficiencia. Definitivamente dejará una mala primera impresión en la persona que llama, de que la empresa está mal administrada, y así será. También hace que la persona que llama se impaciente y ansiosa.

2. Saludos estandarizados

En el lugar de trabajo, a la hora de contestar el teléfono, primero debes saludar y luego presentarte en tu casa. Al recibir llamadas externas se debe informar el nombre de la unidad y al recibir llamadas internas se debe informar el nombre del departamento.

3. Qué hacer cuando la persona que buscas no está disponible o no puede contestar el teléfono

Aquí se debe prestar especial atención a informar a la persona que eres. buscando no está disponible antes de preguntar por su nombre.

4. Aprenda a grabar y citar el nombre de la otra persona.

Las personas que trabajan en la oficina deben entrenar conscientemente su capacidad de escucha. Si la persona es un cliente habitual que llama con frecuencia y puede reconocer su voz tan pronto como abre la puerta, entonces puedes utilizar un título apropiado para saludar. De esta forma, dejarás a la otra parte con una sensación de atención especial y potenciarás su buena impresión de ti.

5. También debes responder cortésmente cuando recibas una llamada equivocada.

Al recibir una llamada equivocada, las personas pueden ignorar fácilmente el tema de la cortesía o incluso ser groseros. Esto se debe a que la gente piensa. que la llamada equivocada es incorrecta. La llamada telefónica no tuvo nada que ver conmigo. Pero, de hecho, no todas las llamadas realizadas por error no deben tener nada que ver contigo. A veces, la otra parte también es alguien que tiene una relación importante contigo.

6. Espere hasta que la otra parte cuelgue antes de colgar