¿Cómo elegir un lugar adecuado para una conferencia de lanzamiento de un nuevo producto?

1. Considere el lugar según la escala de la conferencia de lanzamiento del nuevo producto.

¿Cuántos invitados asistirán a la reunión? 1-50 personas, 50-100 personas, 100-200 personas, 200-500 personas y más de 500 personas. El número de personas puede determinar básicamente dónde es adecuado el evento (por ejemplo, de 1 a 50 personas son adecuadas para hoteles, clubes y complejos turísticos. No apto para galerías de arte y lugares escénicos. Más de 500 personas son adecuadas para galerías de arte y complejos turísticos, no apto para clubes (el lugar básico es adecuado para 100-300 personas), por lo que el organizador primero debe considerar la cantidad de personas que se invitarán y seleccionar un lugar adecuado en función del número de personas para evitar el desperdicio causado por un lugar demasiado grande. y la congestión causada por un lugar demasiado pequeño.

2. Considere el lugar según el tipo de producto de la conferencia.

Cada industria tiene sus propias características, y por supuesto también se puede considerar en combinación con las características elementales de este nuevo producto.

3. Considere el sitio web desde la perspectiva del presupuesto de costos.

Un presupuesto de 10 000-50 000, 55 438+00 000, 100 000-15 000 y 150 000-200 000 puede determinar básicamente qué lugar es adecuado para albergar eventos (por ejemplo, 10 000-50 000 es adecuado para clubes y galerías de arte). 500- 65,438+ es adecuado para hoteles, clubes y complejos turísticos de 4 estrellas 65,438+500,000 es adecuado para hoteles de 5 estrellas, complejos turísticos de alta gama y lugares pintorescos)

4. costo de transporte.

¿Los invitados que participan en la conferencia de lanzamiento de nuevos productos vienen ellos mismos al evento o el organizador organiza vehículos? Si vienes solo, el lugar generalmente se elige en un lugar cerrado en una zona con transporte conveniente, cerca de la carretera de circunvalación o cerca del metro. Si el organizador dispone los vehículos de manera uniforme, el lugar generalmente se elige en un entorno hermoso, que refleja la originalidad y singularidad del organizador.

5. Considerar el lugar en términos de los servicios prestados.

(1) ¿El estilo general de decoración del lugar cumple con los requisitos de este evento? ¿El largo, ancho y alto del lugar pueden cumplir con los requisitos del evento? ¿El área de check-in y el área de descanso pueden cumplir con los requisitos del evento?

(2) ¿El lugar ofrece salones VIP gratuitos, servicio de té, arreglos florales y espacios de estacionamiento VIP gratuitos?

(3) ¿Cuáles son los requisitos de cobro por el tiempo de construcción, el tiempo de ensayo, el tiempo de uso oficial y el depósito del lugar?

(4) ¿Cuánta energía hay disponible en el sitio? ¿Se proporcionan equipos de escenario, sonido, proyección y otros de forma gratuita?

(5) ¿Son fluidos los canales de entrada y salida del sitio de transporte de equipos?

¿Existen requisitos especiales de protección para alfombras o baldosas?

(7) ¿El recinto donde se celebra el evento requiere inspección contra incendios y medidas de seguridad?

(8) ¿Cuáles son los estándares de cobro de los coffee breaks, comidas y buffets que ofrece el recinto?

Nota: A la hora de elegir un lugar para el lanzamiento de un nuevo producto, debemos realizar encuestas in situ y considerar exhaustivamente los cinco aspectos anteriores. Básicamente, podemos seleccionar 2 o 3 lugares y luego combinar sus respectivas ventajas y desventajas para elegir el lugar más adecuado para el lanzamiento de este nuevo producto.

Presta atención al alquiler del lugar para ruedas de prensa

1. Vigila tus propios requisitos y presupuesto.

Al alquilar un lugar, es importante centrarse primero en las condiciones que estableces y luego discutir la tarifa de alquiler con ellos una vez que el lugar cumpla con nuestras condiciones lo mejor posible, así que no te centres en tus necesidades. e ignora tu presupuesto. Este es el método de reserva más razonable, que no solo satisface sus propias necesidades para el lugar, sino que también logra el mayor rendimiento de costos para todo el lugar.

2. El contrato de reserva no puede ser inferior.

El contrato es siempre la garantía más poderosa para ambas partes en la relación de alquiler. No creas que no vas a incumplir tu palabra después de negociaciones verbales, especialmente en eventos de gran escala. Lo mejor es indicar quién es el responsable de cada enlace, para evitar problemas en la rueda de prensa y la persona. No se puede encontrar al responsable.

Disposición del sitio de lanzamiento de nuevos productos

1. Equipos y elementos: disposición de la mesa principal y del palco de prensa, mesa de recepción, banner enrollable, mantel, micrófono, fuente de alimentación de audio, cámara, libro de firmas, bolígrafo de firma, tarjeta de presentación y agua potable.

2. Diseño de fondo: El departamento de diseño completa el diseño.

3. Disposición del lugar, etc. : Configure un mostrador de check-in para recibir a los invitados, coloque globos de colores en el lugar y exhiba libros (colecciones antiguas y nuevas)

Diseño en el lugar de la conferencia de lanzamiento de nuevos productos

1. En el vestíbulo de entrada principal del hotel, el personal de recepción usa cintas de la empresa para dar la bienvenida a los huéspedes y se colocan carteles para marcar el lugar, el salón, los lugares premiados y otros.

2. Recepción de invitados: Hay dos recepcionistas que son responsables de registrar a los invitados y distribuir paquetes de información estándar de la conferencia, tarjetas de asistencia, libros ilustrados corporativos, etc.

3. Hay un mostrador de regalos en la recepción. El personal de recepción emite certificados de regalo a los invitados y está equipado con dos guías de etiqueta.

4. Hay múltiples stands en forma de X y múltiples carteles grandes de promoción de nuevos productos en la entrada del hotel y en la entrada de la sala de conferencias.

5. La impresión por inyección de tinta se realizará como pared de fondo del lugar principal, y se colocarán soportes de exhibición de productos a ambos lados del escenario y se cubrirán con telas para cortinas. El logotipo de la empresa se colocará en la parte frontal del podio y sobre él se colocarán el cuaderno 2, el micrófono 2, las flores 2 y el proyector 2.

6. Se colocan dos cestas de flores a ambos lados de la tribuna del lugar y dos plataformas a ambos lados de la recepción del pasillo para la exhibición de productos.

7. El podio y cada mesa están numerados y etiquetados. Hay tazas de té y agua purificada en la mesa. La carpeta DM cubre la contraportada y las etiquetas con los nombres VIP.

8. Vídeos o documentales corporativos y diapositivas de promoción de productos.