Proceso estándar para consultas de adquisiciones

1. Etapa de preparación de la consulta En esta etapa se deben seguir los siguientes pasos:?

1.1 se utiliza para el análisis de proyectos de adquisiciones. Después de aceptar el proyecto de adquisiciones encomendado por la unidad de adquisiciones, la agencia de adquisiciones centralizada analizará exhaustivamente el plan del proyecto de adquisiciones y el plan de adquisiciones propuesto por la unidad de adquisiciones desde los aspectos de capital, tecnología, producción, mercado, etc., y hará un buen trabajo. en la determinación de un plan de adquisiciones científicas y una lista completa de proyectos de adquisiciones.

1.2 Desarrollar un plan de adquisiciones y determinar la lista de elementos de adquisición. Para el plan de adquisiciones después del análisis y la demostración, la agencia de adquisiciones centralizada deberá realizar una demostración y un análisis de la viabilidad del proyecto de adquisiciones junto con la unidad de adquisiciones y los expertos relevantes. Cuando sea necesario, organizar a las partes relevantes para realizar inspecciones in situ de la unidad de compras, formular el plan de compras final, determinar la lista final de proyectos de compras y aclarar los requisitos técnicos y comerciales relevantes.

1.3 Escribe una consulta. La agencia de adquisiciones centralizada debe combinar las características del proyecto y preparar una investigación basada en el análisis y la demostración del proyecto, la lista de proyectos de adquisiciones y los requisitos técnicos relevantes. ? Una consulta completa debe incluir principalmente los siguientes contenidos:? 1) Anuncio de consulta o invitación a cotizar: incluida la introducción y el contenido del proyecto de adquisición, los requisitos de calificación de la unidad de cotización, el método y el tiempo para que la unidad de cotización obtenga la carta de consulta, el precio de la carta de consulta (si corresponde) , requisitos de tiempo de cotización, ubicación de la cotización, método de cotización, persona de contacto e información de contacto, etc. ? 2) Requisitos del proyecto de adquisición: incluida información básica de la unidad de compra, detalles y requisitos del proyecto de adquisición, lista del proyecto de adquisición y requisitos técnicos relacionados, calificaciones de la unidad de cotización, términos especiales del contrato, etc. ? 3) Descripción de la unidad de cotización: incluido el contenido principal de la consulta, el proceso de implementación y los requisitos específicos del proyecto, los requisitos de la unidad de cotización, el formato y contenido de la cotización, el método de cotización y los requisitos de tiempo, los métodos y principios de evaluación de la cotización, y el método de determinación de la transacción y principios, métodos de adjudicación de contratos. ? 4) Formato del contrato: incluidos los términos principales del contrato, el progreso del proyecto, el período de construcción, el precio del contrato y el método de pago, los derechos y obligaciones de ambas partes del contrato, los estándares y métodos de aceptación, la responsabilidad por incumplimiento del contrato, el método de resolución de disputas. método efectivo y período de validez y otros requisitos comerciales. ? 5) Formato del documento de cotización: incluye principalmente cotización (o carta de cotización), formulario de cotización, descripciones de servicios y equipos principales, documentos de calificación y compromisos de servicio de la unidad de cotización y contenido relacionado.

1.4 Confirmación de consulta. Una vez completada la preparación de la carta de consulta, debe enviarse a la unidad de compras para su revisión y confirmación. Solo puede imprimirse oficialmente después de que esté firmada y sellada por el representante legal de la unidad de compras o el principal autorizado.

1.5 Invitar proveedores. Invite a los proveedores relevantes a participar en la cotización según las calificaciones de los proveedores y los métodos de invitación especificados en la carta de consulta. La invitación a proveedores puede realizarse mediante invitación abierta o invitación limitada. ? 1) Invitación pública se refiere a la divulgación pública de información sobre adquisiciones en los medios de divulgación de información sobre adquisiciones gubernamentales designados por la agencia de gestión de adquisiciones gubernamentales (el Ministerio de Finanzas o los departamentos de finanzas provinciales y municipales), la publicación de un anuncio de investigación (o invitación a cotizar carta), y la invitación de proveedores interesados ​​a acudir para cotización. ? 2) Invitación limitada se refiere al método de seleccionar aleatoriamente más de tres proveedores relevantes de la base de datos de información de proveedores de adquisiciones gubernamentales e invitarlos a venir y cotizar enviando una carta de invitación escrita.

1.6 Realizar la precalificación. La precalificación de los proveedores interesados ​​en participar en las cotizaciones implica principalmente la revisión de los documentos de calificación pertinentes presentados por ellos, incluida la revisión de la calificación básica y la revisión de la calificación profesional. Si se utiliza una invitación limitada, no se requiere precalificación.

1.7 Consulta de preguntas. Envíe cartas de consulta a proveedores que hayan pasado la revisión de calificación y cumplan con los requisitos del proyecto.

1.8 Establecer un grupo de consulta. El equipo de consulta es el principal responsable de evaluar de forma independiente las cotizaciones proporcionadas por cada proveedor de acuerdo con las disposiciones de la carta de consulta. El equipo de investigación generalmente está compuesto por representantes de la unidad de adquisiciones, la agencia de adquisiciones centralizada y expertos relevantes. El número de miembros es impar de tres o más, de los cuales el número de expertos debe representar más de dos tercios.

1.9 Elaborar métodos y documentos de evaluación. Los métodos y documentos de evaluación de ofertas son materiales relevantes utilizados por los miembros del equipo de investigación durante el proceso de evaluación de ofertas y por la agencia de adquisiciones centralizada en el proceso de determinación de la transacción, incluidos los estándares de evaluación de ofertas, los métodos de evaluación de ofertas, los principios para determinar la transacción, etc. .

2. Etapa de consulta y evaluación. En esta etapa se deben seguir los siguientes pasos:

2.1 Cotización pública. Cada proveedor debe presentar un documento de cotización a la agencia de adquisiciones centralizada dentro del tiempo especificado y presentar una cotización final irrevocable en el documento de cotización a la vez para garantizar una competencia leal. Los documentos de cotización deben presentarse en forma sellada y, por lo general, no se aceptan cotizaciones por fax o teléfono. Una vez enviado el documento de cotización, el proveedor no deberá modificar el documento de cotización. La agencia centralizada de adquisiciones designará personas especiales (al menos dos personas) para recibir los documentos de cotización antes de la fecha límite de cotización, conservarlos adecuadamente y negarse a aceptar cotizaciones presentadas después de la fecha límite.

Después de la fecha límite de cotización, la agencia centralizada de adquisiciones realizará una ceremonia pública y citará públicamente el formulario de cotización en el documento de cotización proporcionado por cada proveedor. Invitar a las unidades de adquisiciones, proveedores, supervisores (agencias de inspección y supervisión disciplinaria o agencias de gestión y supervisión de adquisiciones gubernamentales) y representantes de expertos técnicos de las partes relevantes a participar en la ceremonia de cotización pública. Los miembros y el personal del equipo de investigación también deben participar en la cotización pública. ceremonia.

2.2 El equipo de investigación revisa los documentos de cotización. Todos los miembros del equipo de investigación revisan los documentos de cotización del proveedor, principalmente revisando la integridad de cada documento de cotización, su completa capacidad de respuesta al plan de adquisiciones, las calificaciones y el cumplimiento de la unidad de cotización, etc. , juzgando así la validez del documento de cotización.

Durante el proceso de revisión, debemos asegurarnos de que cada documento de cotización sea tratado de manera justa.

2.3 El equipo de investigación realiza una evaluación integral. El equipo de investigación realizará una evaluación integral de las cotizaciones de todos los proveedores, basándose principalmente en la carta de consulta, los métodos y documentos de evaluación y los estándares preestablecidos para evaluar las transacciones, para garantizar que las cotizaciones presentadas por cada unidad de cotización reciban un trato justo. Durante la revisión y evaluación integral de los documentos de cotización, el equipo de investigación no negociará con el proveedor con respecto a su cotización.

2.4 El equipo de consulta recomienda proveedores antes de la transacción. Sobre la base de una evaluación exhaustiva, el equipo de investigación selecciona una lista predeterminada de proveedores. En circunstancias normales, el proveedor que concluye la transacción debe ser el proveedor que cumpla con los requisitos de adquisición, tenga calidad y servicio comparables y tenga la cotización más baja.

2.5 El equipo de investigación deberá emitir un informe sobre los resultados de la investigación. El equipo de investigación emitirá un informe de resultados de la investigación a la agencia de adquisiciones centralizada. El informe de resultados de la consulta incluye principalmente: la fecha y el método de emisión del anuncio de la consulta (invitación a la consulta), la lista de proveedores que respondieron a la consulta y obtuvieron la consulta, la fecha y el lugar de la cotización y evaluación de la oferta, y la lista del equipo de consulta. miembros y personal, registros de cotizaciones, métodos y estándares de evaluación de ofertas, calificación de cotizaciones y revisión de cumplimiento, lista de proveedores con cotizaciones no válidas y sus motivos, registros de evaluación de ofertas, evaluación integral y recomendaciones del equipo de investigación para determinar las transacciones previas.

2.6 Determinar el proveedor de la transacción. Con base en el informe de resultados de la investigación del equipo de investigación y la lista de unidades previas a la transacción seleccionadas por la agencia de adquisiciones centralizada, el proveedor para la transacción final se determinará de acuerdo con la carta de consulta, los métodos y documentos de evaluación de la oferta y los términos predeterminados. principios de transacción.

2.7 Emitir una notificación de los resultados de la consulta. La agencia de adquisiciones centralizada emite una notificación del resultado de la consulta (notificación de la transacción) a los proveedores que han completado la transacción y notifica a todos los proveedores que participan en la cotización los resultados de la evaluación de la oferta. El aviso del resultado de la consulta (aviso de transacción) también debe enviarse a la unidad de compras y al organismo de supervisión y gestión de adquisiciones gubernamentales para su registro. Los resultados de la transacción se anunciarán en los medios designados.

2.8 Firmar el contrato de compra. La agencia centralizada de adquisiciones organizará a las partes de oferta y demanda (refiriéndose a los proveedores de transacciones y las unidades de adquisiciones, lo mismo a continuación) para realizar intercambios técnicos y comerciales y negociar y firmar contratos de adquisiciones dentro del tiempo especificado en la consulta. La negociación y firma de contratos públicos seguirá los principios de apertura, equidad, imparcialidad, buena fe, beneficio mutuo y reciprocidad, y cumplirá estrictamente las leyes y reglamentos nacionales pertinentes y las disposiciones pertinentes del sistema de contratación pública. La negociación y firma del contrato de adquisición se llevará a cabo estrictamente de acuerdo con la consulta, los documentos de cotización de proveedores y otros contenidos relevantes, y no violará los resultados de la consulta ni el precio de la transacción. El contrato de adquisición lo firman tanto la parte de la oferta como la de la demanda, y la agencia de adquisiciones centralizada es la parte confirmante del contrato. Una vez que el contrato firmado formalmente por ambas partes haya sido revisado y confirmado, será certificado ante notario por una agencia notarial y reportado a la agencia de supervisión y gestión de adquisiciones gubernamentales para su registro.

3. Etapa de implementación del proyecto. La etapa de implementación del proyecto es la etapa de ejecución del contrato. En esta etapa, las partes de la oferta y la demanda desempeñan sus respectivas responsabilidades y obligaciones bajo la supervisión del organismo de adquisiciones centralizado de conformidad con el contrato de adquisición vigente, por lo general no se permiten cambios durante la ejecución del contrato; Si se requieren cambios, las partes de la oferta y la demanda negociarán y resolverán de acuerdo con las disposiciones pertinentes del contrato, y los presentarán a la agencia centralizada de adquisiciones para su revisión y confirmación de acuerdo con los procedimientos de firma del contrato. Las negociaciones que impliquen cambios importantes serán presentadas por las partes de la oferta y la demanda y organizadas por la agencia centralizada de adquisiciones; para los cambios que se acuerden, se firmará un acuerdo complementario por escrito;

4. Etapa de aceptación del proyecto. Una vez completados todos los proyectos, para verificar los resultados de las adquisiciones y el desempeño de los proveedores, se debe organizar una aceptación general de los proyectos completados. La base para la aceptación es el contrato del proyecto y los estándares de calidad nacionales relevantes (la base y los estándares para la aceptación deben acordarse de antemano en el contrato). La aceptación de finalización generalmente la organiza la unidad de compras; para algunos proyectos grandes o complejos, la agencia de adquisiciones centralizada debe formar un equipo de aceptación del proyecto, y el equipo de aceptación debe realizar la aceptación en o para algunos proyectos especiales; Se debe aplicar por encima del nivel provincial con calificaciones de inspección.

El procedimiento de aceptación por parte de la agencia de adquisiciones centralizada debe ser: el proveedor (proveedor de transacciones) primero envía un informe de solicitud de aceptación al comprador (unidad de compras), y el proveedor revisa el informe de solicitud de aceptación presentado por el comprador y revisa el informe de solicitud de aceptación presentado por el comprador. Inspección preliminar del proyecto terminado. Si se confirma que la solicitud está calificada, el informe de la solicitud de aceptación se firmará y sellará y se enviará a la agencia de adquisiciones centralizada para su revisión. Si la agencia de adquisiciones centralizada considera que cumple con las condiciones de aceptación después de la revisión, formará un equipo de aceptación para organizarse; la aceptación. El equipo de aceptación generalmente está compuesto por representantes de la oferta y la demanda, representantes de agencias de adquisiciones centralizadas, representantes de agencias de inspección de calidad relevantes y expertos técnicos relevantes (el número de expertos no deberá ser inferior a dos tercios del número total). .

Si la aceptación del proyecto es calificada, la unidad de adquisiciones o el equipo de aceptación emitirá un informe de aceptación de finalización del proyecto, que será firmado por los miembros del equipo de aceptación y sellado con los sellos oficiales tanto de la oferta como de la demanda. partes, la agencia centralizada de adquisiciones y la agencia de inspección de calidad pertinente. Una vez formado el acta de aceptación, surtirá efectos y será igualmente vinculante para el proveedor y el demandante. Si el proveedor no pasa la inspección de aceptación, el proveedor deberá realizar rectificaciones dentro de un límite de tiempo. Una vez aprobadas las rectificaciones y cumplidas las condiciones de aceptación, el equipo de aceptación organizará la inspección de aceptación.

5. Etapa de liquidación de compras y clasificación de documentos de compra

5.1 Liquidación de compras. Después de que el proyecto pase la inspección de aceptación, la agencia de adquisiciones centralizada manejará los procedimientos de pago del contrato de acuerdo con los términos y métodos de pago especificados en el informe de aceptación y el departamento de administración de fondos de adquisiciones del gobierno pagará los fondos de adquisiciones a los proveedores en; de acuerdo con los procedimientos de pago de la agencia centralizada de adquisiciones y llevar a cabo la liquidación de fondos y el procesamiento contable de adquisiciones gubernamentales.

5.2 Disposición de los documentos de contratación.

Los organismos de contratación centralizados, de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley de Contratación Pública sobre la gestión de los documentos de contratación, organizarán los documentos y materiales para todo el proceso de consulta y contratación, recopilarán archivos de contratación y resumirán y comunicarán periódicamente la información sobre contratación pública.

6. Etapa de servicio postventa. Esta etapa es la etapa final de las actividades de compra por consulta. En esta etapa, tanto la oferta como la demanda deben continuar desempeñando sus respectivas responsabilidades y obligaciones de acuerdo con el contrato; la agencia de adquisiciones centralizada debe coordinar y resolver rápidamente las disputas entre las dos partes durante el proceso de ejecución del contrato de acuerdo con las disposiciones del contrato; El sistema de contratación pública y los términos del contrato, y revisar el cumplimiento del contrato por ambas partes, especialmente el servicio postventa del proveedor, serán supervisados ​​e inspeccionados hasta el vencimiento del contrato. Durante todo el proceso de implementación de la contratación por investigación, las agencias de contratación centralizadas y las unidades de contratación deben aceptar conscientemente la supervisión de los departamentos de inspección y supervisión disciplinaria y de supervisión y gestión de la contratación pública, y también deben someterse a una certificación notarial cuando sea necesario.

Datos ampliados

Compras se refiere a las actividades empresariales en las que una empresa obtiene productos o servicios del mercado de suministro como recursos corporativos bajo ciertas condiciones para asegurar el normal desarrollo de su producción y operación. actividades. Se refiere a una actividad empresarial en la que individuos o unidades obtienen productos o servicios del mercado de suministro como recursos propios bajo ciertas condiciones para satisfacer sus propias necesidades o asegurar la producción y las actividades comerciales normales.

(1) La llamada adquisición es el proceso de obtención de recursos del mercado de recursos.

Los proveedores que pueden proporcionar estos recursos forman un mercado de recursos. Para obtener estos recursos del mercado de recursos, es necesario comprarlos. En otras palabras, la función básica de la adquisición es ayudar a las personas a obtener los diversos recursos que necesitan del mercado de recursos.

(B)La compra no es sólo un proceso de negocio, sino también un proceso logístico.

La función básica de la adquisición es el proceso de transferir recursos de los proveedores a los usuarios en el mercado de recursos. En este proceso, se trata de realizar la transferencia de entidades materiales de recursos de los proveedores a los usuarios. El primero es un proceso de circulación empresarial, que realiza principalmente la transferencia de propiedad de productos básicos a través de transacciones de productos básicos e intercambios equivalentes. Este último es un proceso logístico que logra principalmente la combinación completa de la ubicación espacial y temporal de las mercancías a través del transporte, almacenamiento, embalaje, carga y descarga, distribución y procesamiento. Sólo cuando ambos aspectos se cumplan plenamente se considerará completo el proceso de adquisición. Por tanto, el proceso de adquisiciones es en realidad la unificación del proceso de flujo de negocios y el proceso logístico.

(3) La contratación es una actividad económica.

En todo el proceso de adquisición, por un lado, los recursos se obtienen a través de la adquisición, lo que garantiza el buen progreso de la producción normal de la empresa. Este es el beneficio de la adquisición, por otro lado; Durante el proceso de adquisición, también ocurrirán varios problemas. Este es el costo de compra. Queremos maximizar los beneficios económicos de las adquisiciones, es decir, reducir continuamente los costos de adquisiciones y obtener los máximos beneficios con el mínimo costo. Para lograrlo, la clave es luchar por la adquisición científica. La contratación científica es la fuente básica de beneficios para que las empresas maximicen sus beneficios económicos.

Proceso de compra

Recopilar información, consultar, comparar precios, negociar, evaluar, solicitar muestras, decidir, solicitar adquisiciones, realizar pedidos, coordinar comunicaciones, acelerar la entrega, inspeccionar productos y organizar pago.

Cálculo de la cantidad de compra: Cantidad a comprar en este período = demanda de producción en este período + inventario no planificado en este período - inventario estimado en el período anterior - inventario comprado en el período anterior.

Cómo reducir razonablemente los costos de adquisición: desarrolle planes de adquisición razonables con anticipación, pregunte sobre las condiciones actuales del mercado y comprenda los factores y eventos que afectan los costos. Es apropiado buscar cotizaciones de varios fabricantes calificados, establecer un precio o presupuesto mínimo y utilizar habilidades de negociación. Luego, elija un fabricante con un precio adecuado para firmar un contrato y utilice descuentos por cantidad o por pronto pago.

La composición del precio de compra: coste del proveedor, especificaciones y calidad, relación de oferta y demanda de los materiales adquiridos, temporada de producción y calendario de compra, condiciones de entrega y condiciones de pago.

Componentes del costo de los bienes subcontratados: métodos de ingeniería o fabricación, herramientas y equipos especiales necesarios, costos de materiales directos e indirectos, costos de mano de obra directa e indirecta, costos de fabricación o costos de subcontratación, costos de marketing, impuestos y ganancias.

Cuál es el precio correcto: El objetivo más alto del precio de compra debe ser alcanzar el precio correcto. Los compradores deben analizar los cambios de calidad y precio de los materiales en función de las necesidades de adquisición y las condiciones del mercado, y seleccionar materiales de alta calidad y bajo costo para la compra.

Cómo juzgar si el precio de compra es razonable: realizar análisis de costos, análisis de precios, estudios de mercado y cotizaciones de múltiples fabricantes.

Cómo encontrar proveedores: utilice la información disponible, abra convocatorias, presentaciones de pares, lea publicaciones profesionales, asociaciones o firmas consultoras de adquisiciones, asista a exhibiciones de productos.

Clasificación de proveedores: proveedores de materias primas, pequeños proveedores de servicios y proveedores temporales.

Criterios para proveedores calificados: excelentes líderes empresariales, gerentes de alta calidad, empleados estables, buena maquinaria y equipo, buena tecnología y buenos sistemas de gestión.

Cómo analizar proveedores: precio, calidad, servicio, ubicación, política de inventario, flexibilidad.

Conocimientos profesionales, criterio, sentido de responsabilidad, perspectiva temporal, elocuencia.